E-İrsaliye zorunluluğu 2026 değerlendirmesinde ciro kadar sektör ve faaliyet türü önemlidir. Hal, maden, demir-çelik, akaryakıt, gübre ve belirli risk grupları gibi özel kapsamlar bulunabilir. Kapsama giren işletme, malı fiilen sevk etmeden önce e-İrsaliyeyi oluşturmalıdır.
E-İrsaliyenin amacı
Kağıt sevk irsaliyesinin elektronik karşılığıdır ve mal hareketinin taraf, ürün, miktar, tarih, araç ve taşıyıcı bilgileriyle izlenmesini sağlar.
Fatura daha sonra düzenlenecek olsa bile sevk belgesi taşıma başlamadan önce hazır olmalıdır.
Kimler kontrol etmeli?
- Brüt satış hasılatı nedeniyle kapsama yaklaşanlar
- 509 sıra numaralı Tebliğde sayılan özel sektörlerde çalışanlar
- Üretim ve depolar arası transfer yapanlar
- Konsinye veya numune sevki yapanlar
- Lojistik firması aracılığıyla mal gönderenler
Sevk öncesi kontrol
- Alıcı ve teslimat adresini doğrulayın.
- Stok kodu, miktar ve birimi siparişle eşleştirin.
- Fiili sevk tarih ve saatini doğru girin.
- Araç plakası ve taşıyıcı bilgisini ekleyin.
- İrsaliye yanıtı ve red veya kabul sürecini takip edin.
- Araçta elektronik belgenin görüntülenmesini sağlayacak bilgi veya çıktıyı bulundurun.
ERP hataları
Depo transferinde alıcı cari kartı kullanılmaması, birim dönüşümünün yanlış olması ve sevk saatinin otomatik geçmiş tarih üretmesi sık rastlanan sorunlardır.
ERP’de sevk emri, e-İrsaliye ve stok hareketi tek işlem kimliğiyle ilişkilendirilmelidir.
Örnek senaryolar
| Sevk | Kontrol |
|---|---|
| Müşteriye satış | Alıcı, sipariş ve miktar |
| Depolar arası transfer | Gönderen veya alıcı depo ve stok |
| Numune | Bedelsiz sevk açıklaması |
| Konsinye | Mülkiyet ve stok takibi |
| İade | Önceki belge referansı |
Sık yapılan hatalar
- Sevk başladıktan sonra belge düzenlemek
- Fatura numarasını irsaliye yerine kullanmak
- Plaka ve taşıyıcıyı boş bırakmak
- Fiili miktar farkını düzeltmemek
- Depolar arası hareketi belgesiz yapmak
Uygulamada Kontrolün Sahibi Kim Olmalı?
Depo personeli ile muhasebe ekibinin aynı sevk tanımını kullanması gerekir. ERP’de hazırlanan irsaliye sahadaki plaka, miktar ve çıkış saatiyle uyuşmuyorsa elektronik belge tek başına güvenli kayıt sağlamaz.
İşlem; hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan olmak üzere mümkünse üç ayrı sorumlulukla yürütülmelidir. Küçük işletmede aynı kişi birden fazla görevi üstlenebilir; buna rağmen kontrol tarihi ve dayanak belge yazılı bırakılmalıdır. Böylece işlem personelin hafızasına bağlı kalmaz.
Dosyada bulunması gereken kanıtlar
- Sevk emri
- Fiili miktar
- Plaka ve taşıyıcı
- Çıkış zamanı
- Alıcı yanıtı
Yönetim Raporuna Nasıl Taşınmalı?
Yönetim raporunda sadece işlemin tamamlanıp tamamlanmadığı değil; toplam tutar, kalan risk, yaklaşan son tarih ve sorumlu kişi gösterilmelidir. Kritik fark varsa bunun nakit, vergi, SGK veya hukuki etkisi bir cümleyle açıklanmalıdır.
İlgili resmî kaynakların kontrol tarihi rapora eklenmeli ve mevzuat değişikliği halinde prosedür, yazılım parametresi ve çalışan bilgilendirmesi birlikte güncellenmelidir. Otomatik hesap veya portal sonucu, uzman değerlendirmesinin yerine geçmemelidir.
Elektronik Belge Sürecinde Mutabakat
Elektronik belge oluşturulması işlemin tamamlandığı anlamına gelmez. ERP, entegratör veya GİB portalındaki durum; muhasebe fişi, stok hareketi ve karşı taraf kaydıyla eşleştirilmelidir.
Ay sonlarında belge sayısı, matrah, KDV, iptal, itiraz ve eksik sıra numarası raporları alınmalıdır. Teknik hata ile ticari uyuşmazlık ayrı sınıflandırılırsa düzeltme süreci daha hızlı ve izlenebilir olur.
Sık Sorulan Sorular
E-İrsaliye olmadan mal sevk edilebilir mi?
Kapsamdaki mükelleflerde sevk öncesi e-İrsaliye düzenlenmesi gerekir.
Araçta kağıt çıktı zorunlu mu?
Belgenin gerektiğinde ibrazını sağlayacak bilgi, çıktı ve karekod uygulaması teknik kurallara göre kullanılmalıdır.
Depolar arası transferde düzenlenir mi?
Fiili mal hareketi olduğunda işlem türüne uygun sevk belgesi gerekir.
Miktar değişirse ne yapılır?
Fiili sevk ve alıcı yanıtı süreçleri teknik kılavuza uygun yönetilmelidir.
Resmî Kaynaklar ve Dayanaklar
Son mevzuat kontrolü: 12 Temmuz 2026
